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Rechnungsfreigabe mit AMP Intelligent Invoice Management

In der Welt der Buchhaltung ist es kein Geheimnis, dass auch im Jahr 2021 noch viele Unternehmen mit der Herausforderung ringen, den procure2pay-Prozess effizienter zu gestalten.  

Die AMP Invoice Management-Lösung beinhaltet bereits großartig Features, um den standardmäßigen SAP Kreditorenprozess besser zu verwalten. Sie bietet dem Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung ein umfassendes, in SAP integriertes Cockpit zur effektiveren Verwaltung des Rechnungseingangsprozesses.   

AMP bietet einen ganzheitlichen Ansatz, indem es die bereits verfügbaren Optimierungsfunktionen mit den neuesten technologischen Fortschritten kombiniert. Unter Verwendung von optischer Archivierung und durch KI- und Machine-Learning-Technologie getriebener Inhaltsextraktion kann AMP dem Sachbearbeiter Rechnungsdaten einfach zur Verfügung stellen. Die Lösung eliminiert lästige, sich wiederholende manuelle Aufgaben und führt zu einem viel transparenteren Prozess mit höherer Effizienz und mit geringerem Risiko, Fehler zu verursachen. Das Resultat ist ein insgesamt einfacher zu verwaltender Kreditorenbuchhaltungsprozess.

Mit der Einführung der neuesten Version von AMP Invoice Management wurde all dies noch ein Stück besser! Mit diesem Release haben Anwender nun die Möglichkeit, die hochgradig anpassbare Funktion “Workflow Enabled Invoice Approval” zu aktivieren. Somit können Kunden entscheiden, ob sie diese Funktion aktivieren und so den Arbeitsschritt der Rechnungsfreigabe in den procure2pay-Prozess einführen möchten.

Der Ablauf

Nach Aktivierung des workflow-basierten Genehmigungsprozesses wird eine Rechnung wie gewohnt zur Bearbeitung hochgeladen. Wenn die Rechnung jedoch für den Genehmigungsprozess relevant ist, erfordert sie die Freigabe oder Zurückweisung durch den zugewiesenen Freigabe-Manager, bevor sie vom Sachbearbeiter weiter bearbeitet werden kann. Der Vorgang wird durch ein E-Mail-Benachrichtigungssystem gestützt, das den Manager darüber informiert, dass eine Genehmigung oder Zurückweisung erforderlich ist. Die Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidung kann direkt aus der E-Mail heraus getroffen werden!

Zur Veranschaulichung des Prozesses haben wir hier eine einfache grafische Darstellung der Prozessschritte eingefügt:

Figure 1-Rechnungsverarbeitung
  1. Im ersten Schritt wird die Rechnungsdatei hochgeladen
  2. Als Nächstes wird die Rechnungsdatei automatisch verarbeitet, und die relevanten Informationen werden mithilfe von KI- und Machine Learning-Technologie ausgelesen.
  3. Die Rechnung wird dann automatisch in die Warteschlange der Rechnungen zur weiteren Verarbeitung aufgenommen. Diese kann entweder eine manuelle oder eine automatische (Hintergrund-)Verarbeitung durch Sachbearbeiter sein.
  4. Wenn die Rechnung für die Workflow-Genehmigung relevant ist, löst sie die entsprechenden Genehmigungs-E-Mails für den/die zuständigen Manager aus.
  5. Nachdem die Rechnung freigegeben wurde, kann sie in SAP gebucht werden. Dies kann entweder direkt aus dem Invoice Management Cockpit erfolgen oder durch die automatische Bearbeitungsfunktion.

Die Arbeitsschritte

Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung des manuellen Prozesses, um den Ablauf aus Sicht eines Benutzers in der Kreditorenbuchhaltung zu veranschaulichen. Bitte bedenken Sie, dass einige der Schritte automatisch ausgeführt werden können, wenn dies vom Benutzer gewünscht wird.

Invoice Cockpit

Die zentrale Komponente in der AMP Intelligent Invoice Processing-Lösung ist das Invoice Management Cockpit. Hier greift der Benutzer in der Kreditorenbuchhaltung auf den Workqueue von hochgeladenen Rechnungen, die bearbeitet werden müssen, zu.

Wie auf dem unten abgebildeten Screenshot zu sehen ist, bietet das Cockpit einen schnellen Überblick über die jeweiligen Rechnungen. Ihr Bearbeitungsstatus und andere relevante Informationen sind der Liste einfach zu entnehmen. Neue Rechnungen werden automatisch zur Warteschlange hinzugefügt, nachdem sie hochgeladen wurden.

AMP Cockpit Invoice Queue
Figure 2-AMP Cockpit Rechnungsworkqueue
Prüfung auf Freigabe-Workflow

Wenn wir die Rechnungsdetails aufrufen, indem wir auf die Rechnung klicken, können wir sehen, dass die Informationen korrekt extrahiert wurden. Wir können den Status der Rechnung überprüfen, indem wir auf die Schaltfläche “Validation” klicken. Wir sehen die Benachrichtigung, dass eine Rechnungsfreigabe für diese Rechnung erforderlich ist. Der Genehmigungsprozess muss abgeschlossen werden, bevor die Rechnung gebucht werden kann.

Figure 3-AMP Cockpit Rechnungs-Details

Wenn wir auf die Schaltfläche “Start Workflow” klicken, benachrichtigt uns das System, dass eine Workflow-Genehmigungs-E-Mail gesendet wurde und dass der Genehmigungsprozess gestartet wird.

Wenn wir auf die Registerkarte Workflow-Details klicken, können wir die Einzelheiten/Details der Genehmigungsworkflows sehen, z. B. die für die Freigabe der Rechnung erforderlichen Benutzer. Wir können auch sehen, dass der Genehmigungsstatus eines Workflows jetzt ein gelbes Dreieck anzeigt, was bedeutet, dass er jetzt “In Bearbeitung” ist.

Figure 4-WF Details Registerkarte
Workflow-Freigabe email

Der zuständige Rechnungsfreigabe-Manager in der Kreditorenbuchhaltung erhält nun die Genehmigungs-E-Mail in seiner Mailbox. Die E-Mail zeigt grundlegende Rechnungsinformationen wie z. B. den Lieferanten, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag an. Sie enthält außerdem eine Kopie der Rechnung als Anhang zur einfachen Überprüfung. Der Freigabe-Manager kann die Rechnung entweder direkt aus der E-Mail heraus freigeben oder sie ablehnen, indem er auf die entsprechende Schaltfläche klickt.

Figure 5-AMP WF Freigabe email

Sobald wir die Rechnung genehmigen, wird der Genehmigungsstatus der Rechnung aktualisiert. Dies ist leicht an dem grünen WF-Status-Symbol im Feld WF-Status auf dem Rechnungsübersichts-Screen im AMP-Cockpit zu erkennen. In diesem Fall wurde die Rechnung genehmigt und kann in SAP gebucht werden. Dies kann direkt aus dem AMP-Cockpit erfolgen, entweder durch den Sachbearbeiter oder durch die automatische Verarbeitungsoption.

Figure 6-AMP Cockpit Rechnungsworkqueue Status

Alle Freigabedetails sind in der Registerkarte “WF-Details” der Rechnung verfügbar, aber für einen umfassenderen Überblick steht auch ein Report zur Verfügung, der die Rechnungen auflistet, die für die WF-Freigabe ausgewählt wurden, sowie deren aktuellen Freigabestatus.

Ein Beispiel für den AMP-WF-Statusreport ist unten zu sehen. Wir können sehen, für welche Rechnungen der Genehmigungsprozess eingeleitet wurde, zu welchem Zeitpunkt der Prozess gestartet wurde und welchen Genehmigungsstatus die jeweilige Rechnung hat. Außerdem können wir einzelne Genehmigungsdetails sehen, wenn mehrere Genehmigungsmanager erforderlich sind, damit die Rechnungsgenehmigung erfolgreich abgeschlossen werden kann.

AMP WF Status Report
Figure 7-AMP WF Status Report

Fazit

AMP Intelligent Invoice Management bietet mit seinen umfassenden Funktionen SAP-Nutzern eine einmalige Möglichkeit, die Leistung und die Steuerbarkeit ihrer Accounts Payable Prozesse zu verbessern. Mit der jetzigen Einführung des workflowfähigen Rechnungsfreigabeprozesses kann die Lösung SAP-Anwendern noch zusätzlich helfen, die Rechnungseingangs-Prozesse weiter zu verbessern.

Ich hoffe, dass Sie diesen Artikel interessant fanden und dass er Ihr Interesse an der AMP Invoice Management-Lösung weiter wecken konnte!

AMP Intelligent Invoice Management bietet SAP-Anwendern eine unkomplizierte Möglichkeit, von der Automatisierung von Eingangsrechnungs-Prozessen zu profitieren. Bitte folgen Sie dem Link, um zu sehen, was AMP Intelligent Invoice Management für Ihr Unternehmen leisten kann oder fordern Sie gleich eine kostenlose Produktdemonstration an!

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