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Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als Sprungbrett zum papierloses Büro

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ständig danach streben, Effizienz, Qualität und Sicherheit zu erhöhen. Die Reduzierung von papierbasierten Prozessen gilt allgemein als Best Practice und kann als Wegbereiter zum Erreichen dieser Ziele angesehen werden.

Trotz der enormen technologischen Fortschritte und der Belastung vieler Organisationen durch papierbasierte Prozesse ist es harte Realität, dass in vielen Unternehmen der Jahrzehnte alte Traum vom papierlosen Büro immer noch in weiter Ferne liegt. Selbst eine merkbare Reduktion des Papieraufwands, als kurzfristig erreichbares Ziel, scheint noch für viele Unternehmen unerreichbar zu sein.

Papierloses büro

Die Nachteile der papierbasierten Arbeitsabläufe

Das Hauptthema bei papierbasierten Prozessen sind die Kosten, die sie für das Unternehmen verursachen. Diese Kosten können in unterschiedlichster Form auftreten. Betrachten wir einige der offensichtlichsten Kostenfaktoren:

Direkte Kosten

Am naheliegendsten sind die typischen direkten Kosten, die mit papierbasierten Prozessen verbunden sind: dies wären die Kosten für Papier, Tinte, Druckerwartung und Aktenschränke.

Produktivitätskosten

Weiters berücksichtigt werden müssen die Kosten für arbeitsintensive Prozesse (Drucken und Ablegen) und die verlorene Produktivität durch die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten oder dem Umgang mit verlorenen oder beschädigten Dokumenten verbringen. Mitunter gehen dadurch viele Arbeitsstunden verloren, die besser für produktivere Aufgaben genutzt werden könnten.

Erschwert das Remote-Arbeiten

Die Produktivität leidet, wenn bei papierbasierten Prozessen der physische Zugriff auf die betreffenden Papierdokumente gestört oder unterbrochen wird. Mit dem zunehmenden Bedürfnis der Mitarbeiter, ihre Arbeit aus der Ferne zu erledigen, kann es ein nachteilig sein, wenn in Unternehmen die betreffenden Dokumente nicht digital zugänglich sind.

Sicherheitsrisiken

Diebstahl, Wirtschaftsspionage, Dokumentenverlust oder Schäden durch Naturkatastrophen, all das sind Sicherheitsrisiken, die besonders für Papierdokumente von Bedeutung sind. Die Auswirkungen können im schlimmsten Fall katastrophal sein und die Existenz eines Unternehmens gefährden.

Kosten für die Umwelt

Trotz des Strebens nach möglichst hohem Recylinganteil haben Papierproduktion und -abfall einen großen Einfluss auf die Umwelt. Verlust von Waldflächen, Umweltverschmutzung durch Produktion und Abfallentsorgung tragen alle zu dieser Belastung bei.

Starten Sie in eine papierlose Zukunft mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Für viele Unternehmen sind Rechnungen jene Art von geschäftlichen Dokumenten, die im täglichen Geschäftsbetrieb am häufigsten auftritt. Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Lieferanten kann dies bei Unternehmen zwischen Hunderten und Tausenden von Rechnungen pro Monat ausmachen.

Papierechnungen

Auch wenn viele dieser Dokumente in digitaler Form vorliegen, wird der Großteil wohl noch in Papierform empfangen und weiterverarbeitet. Nach den neuesten Zahlen von Eurostat versenden im Jahr 76 Prozent der Unternehmen in der EU mit mehr als 10 Mitarbeitern (ohne Finanzsektor) immer noch papierbasierte Rechnungen, und nur 32 Prozent versenden e-Rechnungen, die für eine automatisierte Verarbeitung geeignet sind (2020).

Best Practice

Die Abschaffung papierbasierter Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung wird mehr und mehr als Best Practice angesehen. Die offensichtlichen Vorteile, die sich aus der Abschaffung von Papier in diesem Prozess ergeben, sind vielfältig.

Software zur Rechnungsautomatisierung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess auf effiziente und kostengünstige Weise zu rationalisieren, während die Rechnungsdaten sicher und für die Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort zugänglich sind.

Das papierloses büro

Sobald Papier im Kreditorenbuchhaltungsprozess reduziert wurde, werden schnell Chancen zur drastischen Papierreduktion in anderen Geschäftsbereichen erkennbar. Die Technologie der Automatisierung, in den Rechnungsprozessen einmal implementiert, hat das Potenzial, in anderen Bereichen und Prozessen unterstütztend zu wirken.

Die AMP Intelligent Invoice Processing Lösung bietet Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, eine einfache Möglichkeit, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen weitgehend zu automatisieren und somit Papier in den Eingangsrechnungsprozessen zu reduzieren. Bitte folgen Sie dem Link, um zu erfahren, was AMP Invoicemanagement für Ihr Unternehmen tun kann.

Erfahren Sie, wie Sie Papier aus dem AP-Prozess entfernen können